Minutes of Meeting (MoM) adalah catatan resmi yang merangkum diskusi, keputusan, dan tindakan yang diambil selama rapat. MoM penting untuk menjaga transparansi, akuntabilitas, dan memastikan tindak lanjut dari hasil rapat. Artikel ini akan membahas tujuan MoM dan memberikan panduan langkah demi langkah dalam menyusun MoM yang akurat dan bermanfaat.
Apa Itu MoM?
MoM itu apa, mom adalah singkatan dari “Minutes of Meeting,” yang dalam bahasa Indonesia berarti notulen rapat. MoM meeting adalah dokumen yang berisi ringkasan dari semua yang dibicarakan dan disepakati dalam suatu rapat. Dokumen ini sangat penting untuk referensi di masa depan dan untuk memastikan bahwa semua peserta rapat dan pihak terkait memahami hasil rapat.
Tujuan MoM
- Merekam Diskusi dan Keputusan: MoM memastikan semua diskusi dan keputusan yang dibuat selama rapat tercatat dengan baik.
- Tindak Lanjut: MoM membantu memastikan semua tindakan yang diperlukan setelah rapat dapat dilaksanakan tepat waktu.
- Referensi Masa Depan: MoM berfungsi sebagai dokumen referensi untuk diskusi dan keputusan yang telah diambil, yang bisa digunakan di masa depan.
- Transparansi dan Akuntabilitas: MoM memastikan bahwa semua peserta rapat bertanggung jawab atas tugas dan keputusan yang telah disepakati.
Langkah-Langkah Menyusun MoM yang Efektif
1. Persiapan Sebelum Rapat
- Tentukan Agenda Rapat: Pastikan semua peserta mengetahui topik yang akan dibahas.
- Siapkan Template MoM: Buat template yang mencakup judul, tanggal, waktu, lokasi, daftar peserta, agenda, ringkasan diskusi, keputusan, dan tindak lanjut.
2. Selama Rapat
- Catat Informasi Penting: Catat semua diskusi, keputusan, dan tindakan yang diambil. Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas.
- Identifikasi Pembicara: Sebutkan siapa yang berbicara atau mengusulkan ide.
- Ringkasan Diskusi: Catat poin-poin utama dari diskusi, bukan transkrip lengkap.
3. Setelah Rapat
- Tinjau dan Perbaiki Catatan: Tinjau catatan yang telah dibuat untuk memastikan keakuratan.
- Distribusikan MoM: Bagikan MoM kepada semua peserta rapat dan pihak terkait segera setelah rapat selesai.
- Tindak Lanjut: Pastikan semua tindakan yang diperlukan ditindaklanjuti sesuai dengan keputusan yang diambil dalam rapat.
Contoh Format MoM
Judul: Minutes of Meeting
Tanggal: 15 Juni 2024
Waktu: 10.00 – 12.00 WIB
Lokasi: Ruang Rapat A, Kantor Pusat
Daftar Peserta:
- John Doe – CEO
- Jane Smith – CFO
- David Brown – Head of Marketing
- Emma Wilson – Project Manager
Agenda Rapat:
- Pembukaan
- Pembahasan Proyek Baru
- Review Kinerja Kuartal
- Rencana Tindak Lanjut
Ringkasan Diskusi:
- John Doe membuka rapat dan menjelaskan tujuan utama.
- David Brown mempresentasikan proyek pemasaran baru. Diskusi mengenai anggaran dan target.
- Jane Smith menyampaikan laporan kinerja kuartal kedua. Diskusi mengenai peningkatan kinerja.
- Emma Wilson mengusulkan rencana tindak lanjut untuk proyek baru.
Keputusan yang Diambil:
- Proyek pemasaran baru disetujui dengan anggaran sebesar Rp 500 juta.
- Perlu adanya peningkatan kinerja tim penjualan sebesar 10% pada kuartal berikutnya.
Tindak Lanjut:
- David Brown akan menyusun rencana detail proyek pemasaran baru dan melaporkan kembali pada rapat berikutnya (Tenggat waktu: 30 Juni 2024).
- Tim penjualan akan mengadakan pelatihan untuk meningkatkan kinerja (Tenggat waktu: 15 Juli 2024).
Menyusun MoM yang efektif sangat penting untuk memastikan bahwa rapat berjalan produktif dan hasilnya dapat ditindaklanjuti dengan baik. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat MoM yang akurat dan bermanfaat bagi semua pihak yang terlibat.
